Le parole  e no sono definite profrasi, perché possono da sole sostituire intere frasi (come i pronomi sostituiscono i nomi):
- Vieni al cinema?
- Sì (= "Vengo al cinema").
Le profrasi possono essere precedute da una congiunzione, ma con molte limitazioni: 
- le uniche congiunzioni ammesse sono se e perché (ricordo la canzone di Enzo Jannacci "Vengo anch'io / no, tu no / ma perché? / perché no");
se no è più comune di se sì (tanto che esiste la variante univerbata sennò, mentre non esiste *sessì).
Quando sono usate con una congiunzione, le profrasi, in quanto singole parole che sostituiscono intere frasi, diminuiscono la precisione espressiva e aumentano il rischio di ambiguità, quindi sono più adatte a contesti informali (come anche quando sono usate da sole). Nello stesso tempo, però, permettono di velocizzare la comunicazione, quindi sono apprezzate in contesti burocratici poco curati, come per esempio i contratti standard, i moduli di richiesta di informazioni da lei descritti e simili. Non si può dire, insomma, che sia scorretto usare se sì e se no in contesti come questi, ma è senz'altro una scelta trascurata. Nella frase da lei proposta, per esempio, espliciterei il primo caso, eliminando la domanda iniziale, e sostituirei se no con un'alternativa anche in questo caso più esplicita: "Se fosse possibile parlare con la direzione, la pregherei di indicarmi un referente. Se non fosse possibile, la pregherei comunque di segnalarmi una modalità per inoltrarvi il reclamo".
Fabio Ruggiano